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郵件查找難?你只是沒掌握這些訣竅!

Richmail2019-12-05 08:48:25

郵件作為通聯的主要工具,在企業日常辦公中發揮著重要的作用。而隨著溝通交流日漸頻繁,工作任務持續增加,通聯郵件也越來越多。

“小陳上星期發給我的郵件去哪兒了?”“糟糕,關于XX項目詳細的說明郵件找不到了。” 想要從堆滿不同聯系人、不同類型郵件的郵箱中快速查找到所需郵件,需要耗費不少時間和精力,會降低處理效率,不利于工作的開展。為了避免上述情況的發生,新一代智慧郵箱Richmail從用戶實際需求出發,幫助用戶快速定位所需郵件,掌握這些方法,郵件查找不再困難:

方法一:添加郵件標記

郵件標記是便于區分郵件重要程度的有用工具。當收到一封重要郵件時,可以給它添加不同顏色的標記符號,如用“紅色”表示非常重要,包括緊急郵件、直屬領導發來的郵件、重大項目的往來郵件等;“黃色”表示比較重要,比如必須處理的非緊急郵件;“藍色”表示可靈活控制回復時間的郵件。

在急需查找某一封郵件的時候,可根據郵件的性質,根據標記的顏色,清晰區分,快速找到郵件。

方法二:設置特定郵件夾

Richmail支持設置特定郵件夾,用戶可將收到的郵件分別放置在不同名稱的文件夾中。需要查找郵件時,點擊打開郵件夾,即可找到所需的郵件。郵件夾分得越細,查找郵件越簡單方便,不用從郵件數量眾多的收件箱中逐封查找,節省郵件查找及處理的時間。

方法三:靈活利用“篩選”

Richmail的郵件篩選功能可根據“未讀”、“已讀”、“緊急”、“已回復”、“已轉發”、“已加星標”、“含附件”等條件對所有的郵件進行篩選,輕松識別出同一類型的郵件。選擇某一郵件特征,即可篩選,方便操作,且可為用戶節省大量時間,提高辦公效率,無需擔心遺忘“未讀”郵件,快速查找“附件”。

方法四:使用“郵件搜索”

“郵件搜索”是一個非常好用的功能。在“郵件搜索”框中輸入你所要查找的郵件的關鍵字,可以是標題、內容關鍵詞,也可以是附件名稱、收件人姓名等關鍵字。

例如用戶想要搜索一封來自Victor的關于A項目且其附件名稱為“XXXX資產清單”的郵件,用戶可輸入‘Victor’、“A項目”、“XXXX”或“資產清單”等關鍵字,Richmail根據用戶輸入的關鍵字,在全文范圍內進行搜索,將所有含有該關鍵字的郵件整理成列表。用戶在列表的基礎上再調整關鍵字,如什么時候收到的郵件?是否有回復?不斷縮小范圍,提高精準度,就可以找到所需的郵件。

隨著通聯郵件的逐漸增多,“查找郵件”是我們最常用且必須掌握的郵件辦公技能。靈活運用Richmail郵件系統中包括標記郵件、設置郵件夾、篩選條件、郵件搜索等功能,迅速定位郵件,快速找到郵件,節約大量的郵件查找時間,辦公效率提升no problem!


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