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袁帥 | 信息化與數字化建設對會展產業升級發展具有深遠意義

合肥會展2019-11-30 11:27:34

現代社會復雜的社會結構、龐大的資源體系以及層出不窮的各類信息,在給生產生活帶來豐富內涵的同時,也帶來了前所未有的困惑。

如何最佳地組織與利用各類資源,是現代管理的根本目的所在。要實現這樣的目的,必須以系統論的觀點,把管理活動作為多因素和參數時變的動態系統;以信息論的觀點,把信息作為分析系統內部和外部聯系的基礎;以控制論的觀點,把控制作為實現系統優化的手段。這三個方面的統一,就是信息管理、過程控制和整體優化的現代一體化管理模式。


會展中的信息與信息活動


會展中信息資源密集,幾乎所有種類的信息都可能在會展中出現。會展運作過程每個階段的各個環節中,都存在著大量的會展信息交流,呈現出豐富的信息活動現象。

會展中的信息包羅萬象,種類繁多,既有語言文字的語義信息,也有聲音、顏色或實物荷載的非語義信息;既有科技等科學信息,也有社會信息等非科學信息。會展信息源具有多樣性,總體上可以根據信息載體或信息來源渠道進行分類。

而中國會展市場目前競爭激烈,表現為會展城市之間,會展企業之間,會展項目之間、會展人才之間的全方面競爭“白熱化”。會展行業信息化有其必要性和意義。科技含量、信息化程度將成為各城市展覽館軟件條件中的核心競爭力。信息化能夠提升展覽城市的外在形象,提高展覽企業的管理水平和服務水平,增加展覽項目的吸引力。


實施信息化對發展會展行業有著重要的意義

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有助于提高會展企業的綜合競爭實力

會展業提供會展產品為會展市場增加經濟效益,作為企業,降低成本,贏得較高利潤是所有會展業企業的發展目標,會展業信息化建設將是提高會展企業的綜合競爭實力的有效手段,這是來自行業自身發展最根本的需求。

2

可降低會展企業總體運營成本

通過實施信息化可規范其經營行為ERP、CRM、SCM、EB等先進管理信息技術的運用,使信息反饋、收集、處理、統計等自動化程度提高,勢必能提高會展企業的管理水平和運營效率。另外會展信息化將促使展覽活動操作走向規范化,這是會展信息化發展的客觀要求。

3

有利于增強會展業的綜合競爭力

會展信息化可以推動會展經濟多元化、個性化發展。會展信息化平臺是一個綜合的交互信息平臺。一方面使得展覽項目宣傳更為廣泛,組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料,從而避免選擇項目時的盲目性及由此帶來的經濟損失。另一方面,會展組織企業可以通過該平臺更加快捷地獲取來自各方的實時信息,動態地調整相關政策,更好地適應瞬息萬變的市場,獲得市場先機。

4

將推動會展業盡快縮短與國際先進水平的差距

以網絡信息技術為代表的會展信息化使得展覽項目、組織機構的對外宣傳面向全世界進行,在世界各地的各個角落,只要你具備上網條件,都可以很方便地獲得較為充分的展覽信息。展覽信息從定向發布走向非定向發布,對展覽會的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過網絡平臺可以拓展會展企業的招展網絡,尤其是海外招展網絡,能增強企業自身的招展、組展能力,提高企業的核心競爭力。會展信息化使得的會展產品參與國際范圍內的會展業競爭將成為現實。

5

有利于增強市場抗風險能力

各類展會的延期或提前結束,觀眾人數銳減,對展會組織者、場館經營者造成明顯的損失。通過網上實現預展,能極大地提高參展、組展的質量。這種數字化、信息化建設最終將促使會展服務內涵的拓展,促使展覽館等硬件設施的信息化建設加快。因此,大力發展會展信息化事業來降低因突發事件影響是一種非常可行的應對措施。

6

將推動會展企業快速進入新市場領域

會展信息化能為企業開拓新市場,創造可觀的經濟利益。

我國目前會展業數字信息化實施和應用情況


當前,基于“互聯網+會展”誕生的網絡型會展正極大地助力我國會展業經濟提速。信息技術(Information Technology)科技的發展重構了商業價值,變革了服務邊界,提高了服務效率和質量,從而開創了會展業發展新局面,實現了會展業的升級——線上+線下“雙線會展”模式。“互聯網+”正在促使我國會展業面向平臺化、數據化、智能化發展。

目前,會展業數字信息化管理主要是利用會展信息管理軟件、網絡技術平臺、先進的電子科技設備、智能硬件、通信基礎設施手段等,通常在以下幾個方面實現對展會項目或者展覽企業科技化、信息化、網絡化、數字化的運營與管理。

(一)項目組織管理信息化

展會組織者通過充分利用會展項目管理軟件,運用數字科技技術與網絡平臺,處理展會活動過程中涉及的各類信息,提高工作效率和監測效果,減少管理過程中的工作量和工作誤差。

二)企業經營服務信息化

展會企業作為服務型企業,客戶關系的建立和維護,客戶服務的水平、質量與效率至關重要,尤其在當前同質化產品泛濫的情況下,服務質量已成為企業核心的市場競爭力。因此,越來越多的會展企業通過建立企業信息化管理系統或客戶關系管理系統(CRM),利用數據分析技術手段對客戶做更為精準的細分,用數據來驅動營銷,全面實現企業各種管理和服務流程的信息化、數字化和標準化,并對各環節實行效果追蹤監測。

(三)展覽活動展示信息化

會展業作為一個信息、交流十分集中的服務業,正面臨著重大的變革和挑戰。互聯網在給世界經濟體制帶來巨大的變革和沖擊的同時,也使得會展業在很大程度上與電子商務、網絡虛擬經濟實現了全面的互動和交互結合發展。在借助互聯網開展低成本的市場調查、宣傳推廣、互聯網在線招展、吸引觀眾等工作的基礎上,越來越多的展覽企業、展會項目組織者、電子商務企業紛紛舉辦線上+線下雙線結合的“雙線會展”活動,借助虛擬的會展平臺提供全天候在線的網絡服務。會展業數字信息化管理應用主要體現在以下幾方面。


1
展會網絡營銷推廣

展會組織者充分利用電子郵件營銷(EDM)、呼叫云平臺、短信平臺、會展信息網站、網絡廣告、搜索引擎、新媒體等互聯網信息化方式開展展會營銷推廣工作,并利用會展信息管理軟件高效完成營銷推廣過程中的批量處理業務。


(1)電子郵件營銷(EDM)。當前,電子郵件營銷依然十分重要,是使用最普遍的會展網絡營銷推廣工具之一,其與短信平臺、呼叫云平臺相互配合,在展會招展和推廣吸引觀眾等環節中發揮著巨大的作用。同時,隨著大數據營銷理念不斷普及,展會組織者在進行電子郵件營銷時,一改以往“撒網式”形式,而是通過大數據分析技術或相關平臺產品,對將要發送的數據進行細分,依據分析結論有針對性地對郵件營銷內容以不同的方式發送,提升轉化效果。

(2)會展信息網站。隨著我國20多年的互聯網普及和發展,會展信息網站已成為當前普遍使用的會展營銷推廣方式。大型展會活動,特別是展覽活動,都在設立自己活動的官方網站,發布各項展會相關信息,為參與者搭建在線溝通平臺,提供在線咨詢服務,甚至將電子商務功能引入網站平臺,實現在線交易。會展信息網站設立后,組織者可通過網站實現網上報名、網上招商、網上預訂展位等環節,并且快速構建起展會展商和觀眾的信息數據庫,為開展展會后續工作提供便利,也為展會數據營銷的實現打下基礎。

(3)網絡廣告。通過網絡廣告投放平臺,在提供互聯網廣告位置的其他網站平臺上運用文字、圖形、聲音、視頻等眾多媒體手段對展會活動進行生動直觀的植入宣傳。尤其是在當前移動互聯網時代,大家獲取信息的方式越發碎片化,網絡廣告成為了最好、最便捷的傳播形式。網絡廣告憑借其覆蓋面廣、觀眾基數大、傳播范圍廣闊、不受時間限制、廣告效果持久、方式靈活、互動性強、可分類檢索、針對性強、制作簡捷、費用低、可以準確地統計受眾數量等眾多優勢,被展會組織者所歡迎。在一些大型的流量網站平臺投放網絡廣告(文字、圖文、貼片等),不但有助于提升會展的知名度,而且能夠成倍地提高網絡受眾的數量,為觀眾報名、招商助力。

(4)搜索引擎。當前,越來越多的企業通過搜索引擎來尋找合作伙伴和商機,搜索引擎排名已經成為企業開展產品營銷的爭奪焦點。同樣,展會組織者要塑造一個有長遠影響力的展會品牌,吸引更多的新客戶,在搜索引擎上占有優質的排名和展現是不可忽視的。如何能夠依靠搜索引擎獲得更多的優質展現和流量,成為了傳統展會服務企業和會展主辦者競相追逐互聯網營銷專業人才的根本出發點。

(5)新媒體。新媒體涵蓋了所有數字化的媒體形式,包括所有數字化的傳統媒體、網絡媒體、移動端媒體、數字電視、數字報紙雜志等。當前,新媒體以其交互性與即時性、海量性與共享性、個性化與社群化的特點占據了越來越多的品牌傳播市場份額,更憑借著傳播與更新速度快、成本低、信息承載量大、可長期保存、內容結構豐富、可全球化傳播、檢索便捷、互動交互性強、可數據監測管理等眾多特性,為越來越多的展會組織者、展會企業所接受,以互聯網媒體新聞和微信公眾號表現尤為突出。


2
現場管理與服務

展會現場管理與服務的數字信息化主要依靠各種會展管理軟件配以相關硬件設備來實現。


目前,國外對會展軟件的開發已經比較成熟,近幾年,尤其是2014年以后,我國的一些軟件開發公司也已經研發出相關的軟件產品并投入市場使用。

展會現場信息化管理與服務緊密圍繞展覽現場的業務流程展開,包括展前準備、展中管理、展后服務的全程,主要涉及展位預定與展位管理、展前預制與批量處理服務、展覽設施設備管理、智能安防、網絡服務、數字化簽到(射頻識別RFID、二維碼識別簽到、面部識別簽到等)、展會現場智能定位(LBS技術)、交通線路導覽、現場觀眾導覽、參展商和觀眾行為數據采集與可視化分析(智能WI-FI布設、藍牙、智能硬件等)、現場互動、后續服務管理和二次營銷等。


3
初具雛形的虛擬展覽

虛擬展覽也可稱為網上展覽,是利用圖、文、聲、像等豐富的多媒體表現形式全面展現展覽項目內容、展覽要求、參展方式以及其他相關的新型網絡展覽方式。伴隨著近兩年AR/VR技術、云計算技術、AI人工智能技術的發展,虛擬展覽成為了現實展覽在互聯網上的再現,更是現實展覽在網絡上的無限延伸。虛擬展覽真正地實現了不受內容、形式、規模、距離和參展人員限制的“永不落幕”的展覽會。


目前國內已經出現在線虛擬展覽的例子,通過AR/VR技術,結合拍攝技術和數據建模,在線還原線下展會。例如,2017年8月16日至18日在上海世博展館舉辦的首屆國際科創園區(上海)博覽會,利用VR+視頻拍攝技術,在線“真實”還原了線下當時展會情況,并實現了97.5萬人次的在線訪問量;2017年10月18日至20日在蘇州國際博覽中心舉辦的2017藍鯨·國際標簽展&國際軟包裝展,通過虛擬展覽的形式在線實現了40.8萬人次的訪問量。以上數據均由展會該項技術服務方提供。

雖然目前我國已出現虛擬展會,但尚表現為少數個例,未成規模,且為新創立展覽會。受主辦者和觀眾的觀念意識及技術成本等原因限制,目前市場上還沒有較為普及的成熟平臺產品,不過虛擬展覽的發展態勢已初具雛形。利用互聯網信息技術實現展商和觀眾的數據庫搭建與管理,并依靠數據分析技術有針對性地提供服務,方便參展商和觀眾實時掌握動態化展會信息,實現參展商對布展、展會進行中的展位動向的全過程監控,實時提供參觀者數量數據,主辦者科學監測展區參觀人數、交通、安保狀況,打造特色化參展、觀展方案,我國會展業正在向智慧會展形態邁進。

作為現代服務業的重要組成部分,中國會展業的運行狀態和發展趨勢不但與國家經濟轉型密切相關,更對國家經濟的創新驅動轉型有著重要意義,而信息化與數字化建設將是推動我國會展業深遠變革發展的必由之路。

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